Catatan Lokakarya SID untuk Pelayanan Publik di Desa Tamanagung, Muntilan, Magelang

Salah satu fungsi dasar pemerintahan adalah menyelenggarakan pelayanan publik. Layanan administratif adalah salah satu jenisnya, selain pelayanan barang publik dan jasa publik. Undang-Undang (UU) Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik menekankan bahwa pelayanan publik adalah tanggung jawab pemerintah, baik pusat maupun daerah. Dalam era desentralisasi saat ini, pemerintahan desa sebagai salah satu lembaga publik juga mempunyai kewenangan dan kewajiban dalam menyelenggarakan pelayanan publik yang efektif, efisien, terbuka, dan bertanggung jawab.

Lalu, apa yang harus dipersiapkan oleh pemerintahan desa dalam menjalankan fungsi pelayanan publik? Merujuk pada UU Pelayanan Publik, setidaknya ada empat hal yang harus dilakukan oleh pemerintah desa, meliputi:
1. Menyusun dan menetapkan standard pelayanan
2. Menyusun, menetapkan, dan mempublikasikan maklumat pelayanan
3. Menempatkan pelaksana yang kompeten
4. Menyediakan sarana, prasarana, dan/atau fasilitas pelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai.

Dalam ranah pelayanan administrasi di tingkat desa, keempat hal di atas diselenggarakan oleh pemerintah desa untuk melayani urusan administrasi desa, meliputi:
1. Administrasi Umum
2. Administrasi Penduduk
3. Administrasi Keuangan
4. Administrasi Pembangunan
5. Administrasi Badan Permusyawaratan Desa (BPD), dan
6. Administrasi lainnya

.


.

Pelayanan publik di atas menjadi salah satu bagian dari fungsi dasar yang dibangun dalam Sistem Informasi Desa (SID). Ada tiga hal dasar yang dikelola dalam SID, selain pelayanan publik, termasuk pula pemetaan aset/sumber daya desa dan perencanaan pembangunan. Pelayanan publik dan pelayanan administrasi menjadi ujung tombak karena menjadi fungsi yang paling banyak bersentuhan langsung dengan masyarakat. Selain itu, pelayanan publik dalam ranah administrasi juga menjadi salah satu faktor penentu kemutakhiran data dasar kependudukan di dalam SID, yang bisa dimanfaatkan untuk beragam tujuan lainnya. SID yang aktif dan rutin digunakan dalam pelayanan administrasi publik akan menjadikannya selalu terbarui datanya dan keberadaannya tersampaikan langsung secara nyata kepada masyarakat.

.

Memetakan Profil Pelayanan Administrasi di Desa

SID merupakan sebuah sistem yang akan selalu berkembang. Fungsi dasar sistem ini untuk mengelola data dasar kependudukan dan pelayanan administrasi juga akan terus disempurnakan. Memasuki versi aplikasi yang ke tiga saat ini, SID telah memiliki fungsi olah data dasar kependudukan yang cukup memadai. Fungsi layanan surat dan/atau dokumen administratif sebagain sudah terbangun dan termanfaatkan secara terbatas. Lokakarya yang diadakan di Desa Tamanagung, Muntilan, Magelang pada hari Rabu, 19 Maret 2014 lalu bertujuan melihat kembali fungsi pelayanan publik di tingkat desa untuk dihubungkan dengan fungasi-fungsi dalam aplikasi SID. Lokakarya ini difasilitasi oleh program Merapi Rehabilitation and Reconstruction (MRR) UNDP bersama COMBINE Resource Institution (CRI). Selain Desa Tamanagung, hadir pula perwakilan Desa Ngargomulyo, Dukun, Magelang sebagai peserta lokakarya. Dua desa ini telah bersepakat membangun kerjasama antar desa, sehingga dalam sesi ini kedua desa ini dihadirkan bersama.

Salah satu hal yang penting untuk diketahui adalah peran/fungsi yang berjalan dalam sistem pelayanan administrasi di desa saat ini. Pemetaan peran ini dapat digunakan untuk melihat seperti apa profil pelayanan administrasi publik di tingkat desa; apa saja jenis layanan yang berjalan, siapa sayang yang berperan, dan bagaimana pelayanan itu dikelola.

  

.

Proses diskusi dilakukan dalam kelompok yang diikuti oleh kedua perwakilan desa, yang masing-masing mencakup staf pemerintah desa, Badan Permusyawaratan Desa (BPD), dan perwakilan lembaga kemasyarakatan. Pemetaan peran yang dibahas tidak meliputi seluruh layanan administrasi publik yang ada di desa. Pembahasan dibatasi pada jenis layanan yang paling umum atau sering dilakukan di tingkat desa, berdasarkan pengalaman selama ini. Hasil dari diskusi per kelompok tersebut menghasilkan catatan sebagai berikut:

.

Tabel 1. Peta Peran dalam Sistem Pelayanan Administrasi Publik
di Desa Tamanagung, Muntilan, Magelang, Jawa Tengah

Jenis Layanan Administrasi Publik

Petugas Desa

Penerima Layanan

Tahap/Prosedur

Alat Kerja

1. Surat

SKCK

Kasi Pemerintahan

Warga

Warga datang ke kantor desa membawa persyaratan

– Surat pengantar dari Kepala Dusun

– KK/KTP

→ Petugas piket di kantor desa → Surat/dokumen ditandatangani oleh kepala desa/sekretaris desa → Petugas piket mencatat di buku agenda → Surat/dokumen diserahkan kepada warga pemohon layanan

Komputer, printer, stempel, buku agenda, mesin ketik (jika pelayana oleh petugas yang tak menguasai komputer)

SKTM

Kasi Pemerintahan

Warga

Nikah/Cerai

Kasi Pemerintahan

Warga

Kematian

Kasi Pemerintahan

Warga

Formulir hardcopy (diisi manual)

Kelahiran

Kasi Pemerintahan

Warga

Formulir hardcopy (diisi manual)

KTP/KK

Kasi Pemerintahan

Warga

Formulir hardcopy (diisi manual)

Pindah/Datang

Kasi Pemerintahan

Warga

Komputer, printer, stempel, buku agenda, mesin ketik (jika pelayana oleh petugas yang tak menguasai komputer)

Mutasi PBB

Kasi Pemerintahan

Warga

Keterangan Usaha

Umum

Warga

Formulir hardcopy (diisi manual)

Legalisasi

Umum

Warga

Komputer, printer, stempel, buku agenda, mesin ketik (jika pelayana oleh petugas yang tak menguasai komputer)

Legalitas Usaha

Kasi Pembangunan

Warga

Keterangan Domisili

Umum

Warga

Keterangan Waris

Kasi Pemerintahan

Warga

Perizinan

Umum

Warga

Sertifikat

Kasi Pemerintahan

Warga

Formulir softcopy

2. PBB

Kasi Pemerintahan

Warga

Warga →

Kepala Dusun/ Petugas Piket →

kasi Pemerintahan →

Bank

3. Laporan Warga

Kasi Pemerintahan

Warga

Warga →

Kasi Pemerintahan →

– langsung diselesaikan

– diundang hari lain bersama pihak yang terkait

– Datang di kantor desa

– Datang ke rumah Staf Pemerintah Desa

– via telepon

Setiap laporan tercatat dalam dokumen laporan

Kesehatan

Kasi Kesejahteraan Rakyat

Warga

Tabungan Ibu Berasalin (Tabulin)

Kasi Kesejahteraan Rakyat

Warga

4. Pencarian/ Permohonan Data

Sekretaris Desa

Warga, instansi

Pemohon datang membawa surat permohonan data →

Sekretaris Desa →

– data langsung diberikan

– data ditunda diberikan (jika perlu waktu penyiapan data / syarat permohonan data kurang)

→ Konfirmasi kesiapan data kepada pemohon data

– Datang di kantor desa

– via telepon (bisa dijawab langsung secara lisan jika data sederhana atau sedikit / dokumen data disiapkan untuk diambil oleh pemohon data)

.

Tabel 2. Peta Peran dalam Sistem Pelayanan Administrasi Publik
di Desa Ngargomulyo, Dukun, Magelang, Jawa Tengah

Jenis Layanan Administrasi Publik

Petugas Desa

Penerima Layanan

Tahap/Prosedur

Alat Kerja

1. Surat

Pengantar SKCK

Kasi Pemerintahan

Warga: pindah, melamar pekerjaan

Warga datang ke kantor desa membawa:

– KK

– KTP

→ bertemu staf pemerintah desa sesuai tugas dan fungsi masing-masing

Formulir pengantar hardcopy (diisi manual), komputer, stempel, mesin ketik.

Pemerintah Desa bisa membuat sendiri dokumen ini.

Pengantar surat pindah

Kasi Pemerintahan

Warga: pindah karena berkeluarga/ pekerjaan

Pengantar nikah

Pembantu Pegawai Pencatat Nikah (P3N)

Warga: menikah

Pengantar Akta Kelahiran/ Kematian

Kasi Pemerintahan

Warga: baru lahir/meninggal dunia

Formulir hardcopy:

– KK

– KTP

– SKCK

– SKTM

– Kelahiran

– Kematian

(jika formulir habis, ambil di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil)

Pengantar KK

Kasi Pemerintahan

Warga; KK baru, KK rusak

Pengantar KTP

Kasi Pemerintahan

Warga; KTP baru, KTP habis masa berlaku (* periksa UU 24/2013)

Pengantar SKTM

Kasi Kesejahteraan Rakyat

Warga; untuk berobat, untuk memohon keringanan biaya sekolah

Pengantar rujukan

Kaur Umum

Warga; untuk berobat, untuk urusan melahirkan

Pengantar Pengajuan Kredit

Kaur Umum

Warga; untuk usaha

Pengantar Mutasi SPPT

Kasi Pemerintahan

Warga; perubahan/ pelimpahan

– Warga datang ke kantor desa untuk menjelaskan asal usul tanah

– Warga datang ke kantor desa untuk permohonan sertifikat tanah

Formulir SOP

Pengantar Mutasi Sertifikat

Kasi Pemerintahan

Warga; perubahan/ pelimpahan

Pelayanan PBB

Keuangan

Warga

Warga datang ke kantor desa → bertemu dengan Kasi Pemerintahan; mencocokkan SPPT dengan objek pajak

– Buku C Desa

– Peta rincian desa

(tidak bisa digandakan oleh desa)

Perizinan

Kasi Pemerintahan

Warga; izin kegiatan keramaian

Keterangan Usaha

Kaur Umum

Warga

Pengantar SIM

Warga; SIM baru

2. Laporan

3. Pencarian Data

.
Setelah setiap kelompok desa menyelesaikan pemetaan peran dalam matriks/tabel di atas, dilanjutkan dengan presentasi kelompok. Dalam diskusi yang berlangsung usai presentasi, tercatat ada sejumlah temuan tentang kelebihan dan kekurangan dari sistem pelayanan administrasi publik yang ada di desa. Catatan tersebut mencakup:

.

1. Staf pemerintah desa yang menguasai komputer terbatas, sehingga mempengaruhi tingkat keoptimalan pengelolaan pelayananan.
2. Beberapa hal teknis masih menjadi kendala. Pemerintah desa masih belum memiliki sarana komputer yang jumlahnya cukup dan layak digunakan untuk pelayanan. Kmputer desa yang tidak layak kadang sering mengalami gangguan teknis/rusak, sehingga menghambat proses pelayanan. Layanan jaringan listrik yang tidak stabil/kadang mati, juga menjadi penghambat proses layanan di kantor desa.
3. Waktu pelayanan publik di kantor desa terbatas, dari pukul 07.30 – 13.30. Namun, di luar jam kerja, pelayanan tertentu dapat dilakukan dengan menghubungi langsung staf pemerintah desa setempat, baik datang ke rumah maupun melalui komunikasi telepon.
4. Pelayanan publik di kantor desa kadang tertunda karena ada agenda lain, seperti rapat/pertemuan yang harus diadakan/dihadiri oleh pemerintah desa.
5. Dokumen administrasi yang menggunakan formulir hardcopy dan diisi manual (tulisan tangan) sering tidak terbaca oleh staf administrasi di kecamatan. Hal ini sering merepotkan, baik petugas maupun warga.
6. Pelayanan adminsitrasi kadang tidak bisa langsung selesai, antara lain jika data/dokumen yang menjadi persyaratan tidak disiapkan lengkap oleh warga pemohon.
7. Pelayanan administrasi kadang tidak bisa dilakukan ketika staf pemerintah desa yang bertugas tidak ada di kantor desa, baik untuk urusan pemerintahan maupun untuk urusan pribadi.
8. Birokrasi yang harus dilalui oleh warga untuk bisa mendapatkan pelayanan administrasi di kantor desa kadang masih cukup panjang. Warga di Desa Tamanagung harus mendapatkan surat pengantar dari kepala dusun masing-masing, sebelum bisa mengurus surat/dokumen di kantor desa. Pemerintah Desa Tamanagung berencana untuk memangkas birokrasi agar lebih mudah dan cepat. Gagasannya, setiap warga yang ber-KTP, berhak dan bisa langsung mendapatkan layanan publik di kantor/tingkat desa, tanpa harus membawa surat pengantar dari kepala dusun. Sistem komunikasi antar staf pemerintah desa, termasuk kepala dusun, akan dibenahi.
9. Kantor Desa Tamanagung sudah terhubung dengan internet melalui layanan berbasis jaringan telepon. Kantor Desa Ngargomulyo belum terhubung dengan internet, tetapi bisa mengakses internet dengan bantuan modem seluler.

.

Catatan Pengembangan dan Pemanfaatan SID untuk Pelayanan Publik di Dua Desa

Setiap pemerintah desa pasti telah melakukan fungsi pelayanan publik. Sistem baru seperti SID akan berperan untuk mengoptimalkan sistem pelayanan yang telah berjalan. Fungsi olah data dan olah dokumen yang ada di dalam SID akan membantu desa bisa lebih mudah, cepat, dan akurat dalam melakukan olah data dan dokumen administrasi. Dalam kontes situasi di kedua desa ini, hal yang dibangun ini tidak terbatas dalam urusan yang bisa dilakukan dalam situasi normal. Kedua desa ini telah bersepakat membangun kerja sama antar desa dalam urusan pengurangan risiko bencana erupsi Gunungapi Merapi. Kedua desa ini bersepakat menjalankan konsep “Desa Bersaudara”. Desa Tamanagung di Kecamatan Muntilan, pada situasi tanggap darurat, siap menjadi desa penyangga bagi Desa Ngargomulyo dari Kecamatan Dukun yang berada di lereng barat Gunungapi Merapi. Warga Desa Ngargomulyo dapat mengungsi ke Desa Tamanagung. Selain itu, Pemerintah Desa Tamanagung juga akan mempersiapkan dukungan fasilitas untuk mempersiapkan kantor desa darurat bagi Pemerintah Desa Ngargomulyo selama harus tinggal dalam pengungsian di Desa Tamanagung. Semua langkah persiapan itu memerlukan dukungan data yang akurat tentang potensi kedua desa. SID menjadi vital perannya baik dalam tahap persiapan, maupun dalam tahap tanggap darurat, karena kemampuannya mengelola data dan informasi desa.

Berdasarkan rencana di atas, SID yang dikembangkan oleh tim COMBINE Resource Institution (CRI) Yogyakarta akan lebih mendalami fungsi-fungsi dasar yang dibutuhkan oleh pemerintah desa dalam mengelola situasi yang berlangsung. Hasil lokakarya di Desa Tamanagung ini akan dijadikan rujukan untuk menyusun standard operasi dan prosedur (SOP) pelayanan administrasi publik di tingkat desa. SOP ini ditujukan untuk bisa dijadikan rujukan bagi desa dalam pelayanan publik dengan memanfaatkan SID, baik di situasi normal maupun di situasi darurat. Sistem ini akan menjadi model yang akan bisa direplikasikan ke desa-desa lain di lingkar Merapi, dan desa-desa di wilayah lain ke depan. Dokumen rancangan SOP itu akan dibahas dalam pertemuan selanjutnya di Desa Ngargomulyo pada bulan April 2014, usai penyelenggaraan Pemilihan Umum (PEMILU) legislatif.

(Elanto Wijoyono)

.

Catatan:
1. Album Foto Kegiatan:
http://album.combine.or.id/index.php/LK—Lumbung-Komunitas/2014/LK-_-2014-03-19-_-Workshop-SOP-SID-untuk-Pelayanan-Publik-di-Tamanagung-Magelang

.
2. Fasilitator lokakarya:
–  Elanto Wijoyono (COMBINE Resource Institution)
–  Mart Widarto (MRR UNDP)