Sistem Informasi Desa (SID) merupakan sebuah bangunan yang menghubungkan antar fungsi pengelolaan data dan informasi secara utuh di lingkup desa. Fungsi-fungsi ini berada melebur dalam peran dan lembaga yang aktif di desa. Aplikasi perangkat lunak SID adalah salah satu bagian dari bangunan besar SID tersebut. Aplikasi SID adalah alat olah data dan informasi berbassis komputer yang akan menjadi salah satu rujukan dasar dan pemberi fungsi layanan. Sistem ini akan berjalan baik dalam ranah offline maupun online. Pada bentuknya yang offline, SID telah terbangun dalam sebuah jaringan data dan informasi di kantor desa. Pada bentuknya yang online, SID akan terbangun dan terhubung dalam jaringan data dan informasi berbasis internet, yang menjalinkan desa dengan dunia luar.

.

.

Aplikasi SID yang saat ini telah terterapkan di desa-desa dibangun dengan tiga fungsi dasar. Data dan informasi yang terhimpun di dalam sistem ini, paling tidak akan membantu desa untuk melakukan pelayanan publik, perencanaan pembangunan, dan pemetaan situasi untuk pengambilan keputusan secara cepat dan akurat. Dengan teknologi berbasis web yang dimiliki oleh aplikasi SID, ketiga aspek fungsi SID tersebut tidak terbatas hanya bisa dijalankan di lingkup kantor desa atau desa saja. Bahkan, dengan dukungan teknologi internet, ketiga fungsi itu bisa dilakukan untuk menjangkau khalayak yang lebih luas. Fungsi SID online yang mewujud sebagai website desa adalah bentuk nyata dari layanan tersebut. Dengan website, desa kemudian mampu menyelenggarakan pelayanan publik, perencanaan pembangunan, dan pemetaan situasi secara terbuka dan lebih luas. Bagaimana membangun fungsi pelayanan publik dengan dukungan teknologi berbasis web ini?

.

Pelayanan Publik, Penyelenggaraan Fungsi-fungsi dari Tingkat Pusat hingga Desa

Pelayanan publik adalah amanat untuk setiap fungsi pemerintahan di negara ini, bahkan hinga ke tingkat desa. UUD 1945 hingga seluruh peraturan turunannya merupakan aturan untuk menegaskan kewajiban negara dalam melayani setiap warga negara dan penduduk dalam pemenuhan hak dan kebutuhan dasar dalam kerangka pelayanan publik. Pelayanan publik adalah tanggung jawab pemerintah, baik pusat maupun daerah. Pada era desentralisasi dan semakin kuatnya demokrasi saat ini maka tuntutan akan tanggung jawab pelayanan publik itu juga semakin kuat dan mengemuka.

Ruang lingkup pelayanan publik paling tidak mencakup dua hal, yakni pelayanan atas barang publik dan jasa publik, serta pelayanan administratif. Pelayanan publik di aranah administratif ini meliputi banyak hal, seperti pendidikan, pengajaran, pekerjaan dan usaha, tempat tinggal, komunikasi dan informasi, lingkungan hidup, kesehatan, jaminan sosial, energi, perbankan, perhubungan, sumber daya alam, dan pariwisata. Dalam seluruh fungsinya, pelayanan publik kemudian wajib memenuhi standard pelayanan sebagai bentuk fungsi layanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Standard pelayanan ini menjadi tolok ukur yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan. Begitu pentingnya fungsi pelayanan publik ini, penilaian terhadap kualitas pelayanan ini menjadi kewajiban dan janji penyelenggara, yakni pemerintah, kepada masyarakat.

Semua hal di atas telah ada dan diatur dalam perangkat peraturan hukum di Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik telah secara utuh menerakan konsep dan prinsip di atas untuk diterapkan dalam penyelenggaraan pemerintahan dari pusat hingga ke daerah. Ketika kita menghubungkan fungsi layanan publik ini dengan SID, diskusi akan terkait dengan hal-hal yang diatur dalam beberapa perundang-undangan lainnya, seperti Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. SID dengan fungsi olah data dan informasi berbasis komputer semakin mendekatkan desa pada ranah layanan data dan informasi publik dan elektronik, baik dalam bentuknya yang offline maupun online.

Pemerintahan desa sebagai sebuah badan publik tentu saja wajib memenuhi amanat dalam undang-undang kenegaraan. Dengan disahkannya Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, pemerintahan desa semakin memiliki posisi dan peran yang strategis dan penting dalam perencanaan kebijakan publik dan pengambilan keputusan. Dengan dukungan SID, pemerintah desa diharapkan juga mampu menjadi pemerintahan yang efektif, efisien, terbuka, dan bertanggung jawab.

.

Mempersiapkan Fungsi Pelayanan Publik di Tingkat Desa

Sejak sebuah desa disepakati berdiri, pelayanan publik pasti sudah otomatis berjalan dalam tubuh pemerintahannya. Namun, dalam kerangka pelayanan publik yang sesuai dengan aturan perundang-undangan, ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi oleh sebuah lembaga pemerintahan, seperti pemerintah desa, dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Pertama, menyusun dan menetapkan standard pelayanan. Kedua, menyusun, menetapkan, dan mempublikasiakn maklumat pelayanan publik. Ketiga, menempatkan pelaksana yang kompeten. Keempat, menyediakan sarana, prasarana, dan fasilitas pelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai.

Dengan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh aplikasi SID saat ini, jenis pelayanan publik seperti apa sajakah yang bisa diselenggarakan? Merujuk pada jenis pelayanan publik yang diatur dalam undang-undang, paling tidak, SID potensial digunakan untuk mendukung peran-peran sebagai berikut:
1. Pelaksanaan pelayanan: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)
2. Pengelolaan pengaduan masyarakat: formulir online di website desa, SMS gateway pada SID online, media komunitas (misal: radio komunitas, kotak surat pengaduan)
3. Pengelolaan informasi: website desa, terhubung dengan media komunitas setempat
4. Pengawasan internal: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)
5. Penyuluhan kepada masyarakat: website desa, terhubung dengan media komunitas setempat
6. Pelayanan konsultasi: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)

.

Jadi, pengelolaan informasi merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang harus diselenggarakan oleh pemerintah desa, selain pelayanan administratif seperti urusan surat dan dokumen. Urusan pengelolaan informasi ini pun harus bisa dikelola dua arah, antara pemerintah desa dengan masyarakat, misalnya dalam hal penyelenggaraan pengelolaan pengaduan masyarakat. Pengelolaan informasi seperti apa yang bisa dan harus dikelola oleh pemerintah desa dapat dipahami dengan merujuk undang-undang yang mengatur tentang informasi publik. Merujuk pada aturan tentang informasi publik, pemerintahan desa perlu tanggap dan menyiapkan pengelolaannya dengan dukungan SID. Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik mengatur tiga jenis informasi publik yang wajib dikelola oleh sebuah badan publik, termasuk oleh pemerintah desa. Ketiga jenis informasi publik itu meliputi:

.

I. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
1. Informasi yang berkaitan dengan pemerintah desa
2. informasi mengenai kegiatan dan kinerja pemerintah desa
3. informasi mengenai laporan keuangan
4. informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan

II. Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta
1. Pemerintah desa wajib mengumumkan secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum
2. informasi tersebut wajib disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami

III. Informasi yang wajib tersedia setiap saat
1. daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan pemerintah desa
2. hasil keputusan pemerintah desa dan pertimbangannya
3. seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya
4. rencana kerja proyek, termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan pemerintah desa
5. perjanjian pemerintah desa dengan pihak ketiga
6. informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat desa dalam pertemuan yang terbuka untuk umum
7. prosedur pelayanan kerja pegawai pemerintah desa yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat
8. laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

.

Penyelenggaraan Fungsi Pelayanan Publik melalui Website Desa

Sebagai sebuah media publik, website desa membutuhkan tim pengelola. Media ini bisa dikeloal secara kolaboratif antara pemerintah desa dengan pegiat lembaga kemasyarakatan di tingkat desa. SID pada dasarnya dibangun dengan memberikan ruang kolaborasi sesuai dengan fungsi dan kewenangan dalam pengelolaan data dan informasi. Ada tiga tingkat pengguna dalam SID yang menggambarkan kewenangan pengelolaan data dan informasi publik di tingkat desa, dan penyelenggaraan layanan publiknya kepada masyarakat. Ketiga tingkat pengguna (user) dalam SID tersebut mencakup:

.

Administrator: dengan akses dan kewenangan penuh dalam olah data dan informasi di SID
1. Staf pemerintah desa (direkomendasikan ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Desa sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi/PPID)

Operator: dengan akses dan kewenangan terbatas dalam olah data dan informasi di SID
1. Staf pemerintah desa
2. Relawan desa (pegiat karang taruna, tim siaga desa, PKK, dan sebagainya)

Redaksi: dengan akses dan kewenangan hanya pada olah informasi untuk website desa (sebagai tim media desa)
1. Staf pemerintah desa
2. Relawan desa (pegiat karang taruna, tim siaga desa, PKK, dan sebagainya)
3. Mahasiswa/pelajar setempat
4. Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN)/pelajar SMA-SMK praktik kerja lapangan (PKL)

.

Website desa dibangun dengan tujuan sebagai media informasi resmi tentang desa, yang dibangun dan dikelola oleh tim desa setempat. SID ketika aktif di sistem online bisa otomatis menjadi website desa. Secara teknis, website desa ini telah dirancang memiliki peta situs yang bisa memuat fungsi-fungsi olah data dan informasi yang berguna untuk menunjang aspek pelayanan publik di tingkat desa. Beragam data dan informasi yang bersifat publik akan sangat terbuka dan mudah dikelola dalam website desa yang berbasis SID ini. Isi website ini kemudian diharapkan bisa diakses dan dimanfaatkan oleh publik luas sebagai sasaran. Tidak hanya penduduk desa setempat yang bisa mengakses website desa yang menjadi target, tetapi juga masyarakat umum, pemerintah, swasta, akademisi, dan badan/lembaga publik lainnya yang memiliki kepentingan dengan desa setempat. Publikasi atas layanan informasi publik yang terbuka ini nanti bisa didukung dengan penggunaan media jejaring sosial yang tepat dan optimal, seperti facebook, twitter, Google+, YouTube, dan sebagainya.

.

Manajemen Informasi dalam Website Desa berbasis SID

Secara garis besar, website desa yang berbasis SID memiliki tiga bagian pengolah informasi yang dapat ditampilkan secara online. Informasi itu bisa bersifat statis, bisa pula bersifat dinamis, yang tersimpan dan tertampilkan dalam menu-menu website desa. Setiap jenis informasi yang diharapkan muncul dalam website desa harus merujuk pada jenis informasi publik yang telah diatur, sehingga fungsi layanan pengelolaan informasi sebagai salah satu bentuk layanan publik oleh desa dapat terpenuhi. Peta situs ketiga bagian (menu) pengolah informasi dalam website desa tersebut adalah sebagai berikut:

.

Menu 1 (Halaman)
1. Profil Desa
– 1. Sejarah Desa
– 2. Sejarah Pembangunan Desa
– 3. Wilayah Desa
– 4. Masyarakat Desa
– 5. Profil Sosial Budaya
– 6. Profil Sosial Ekonomi
– 7. Profil Infrastruktur
2. Pemerintahan Desa
– 1. Visi dan Misi
– 2. Pemerintah Desa
– 3. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)
– 4. Lembaga Ketahanan Masyarakat Desa (LKMD)
– 5. Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
– 6. Perlindungan Masyarakat (Linmas)
– 7. Karang Taruna
– 8. Organisasi Pengurangan Risiko Bencana (OPRB)
– 9. Kelompok Tani
– 10. Kelompok Ternak
– 11. Kelompok Ekonomi
– 12. Lembaga Adat
3. Data Desa
– 1. Statistik Pendidikan
– 2. Statistik Pekerjaan
– 3. Statistik Jenis Kelamin
– 4. Statistik Agama
– 5. Statistik Kewarganegaraan
– 6. Statistik Golongan Darah
– 7. Statistik Status Kependudukan
– 8. dan seterusnya
4. Gallery Desa
– 1. Album Foto 1
– 2. Album Foto 2
– 3. dan seterusnya
5. Kontak Desa

Menu 2 (Kategori)
1. Berita Desa
2. Agenda Desa
3. Potensi Desa
4. Produk Usaha Desa
5. Peraturan Desa
6. Rencana dan Laporan Desa
7. Panduan Desa

Menu 3 (Media Jejaring Sosial)
1. Facebook
2. Twitter
3. Google+
4. YouTube

.

(Elanto Wijoyono)